Contrairement à ce que l’on pourrait penser, malgré la généralisation du digital comme outil de travail, de nombreuses entreprises n’ont pas repensé leur fonctionnement en interne. En effet, la dématérialisation de la documentation reste encore pour beaucoup une notion floue qui pourtant revêt de nombreux avantages. Afin de vous en convaincre et de comprendre en quoi cela serait bénéfique dans l’exercice de votre activité, nous vous expliquons cela dans ce dossier.
Un gain de temps et d’espace pour l’entreprise
La dématérialisation est un processus qui consiste à transformer les supports papier en documents numériques. Cela implique la suppression radicale d’une documentation écrite au profit de dossiers numérisés ce qui permet d’automatiser le fonctionnement des divers pôles de l’entreprise. Pour réussir la dématérialisation, celle-ci doit s’accompagner d’un suivi de gestion électronique proposé par une entreprise spécialisée comme Hexapage afin de faciliter la gestion des documents, leur stockage ainsi que leur modification, mais aussi leur sécurité.
Le processus de dématérialisation permet ainsi de libérer de l’espace au niveau des archives, d’avoir accès à toutes les informations indispensables depuis un seul poste par exemple. Elle permet d’optimiser les espaces de travail et de gagner beaucoup de temps en vous libérant de l’archivage et de la recherche en cas de besoin.
Faciliter la communication entre les collaborateurs
La transformation digitale est un moyen très utile de pouvoir fluidifier les interactions entre les collaborateurs. En effet, elle peut s’appliquer à tous les services de l’entreprise depuis la comptabilité jusqu’aux ressources humaines en passant par les services administratifs. De plus, la documentation numérisée permet d’avoir accès à toutes les informations primordiales sur place au sein de l’entreprise ou lors de déplacements. Les employés peuvent échanger plus facilement les informations sans risque qu’il n’y ait de rupture dans la chaîne de communication.
Pour assurer une gestion professionnelle de la dématérialisation, il convient d’avoir recours à des experts comme le groupe Hexapage qui met en place une stratégie sur mesure adaptée aux besoins de l’entreprise. La sécurité et la confidentialité des informations reste un point crucial qu’il est important de pouvoir respecter d’où la possibilité de les sceller et de les authentifier grâce à un certificat.
Une meilleure organisation pour plus de productivité
En faisant le choix de la dématérialisation, vous faites un pas de géant dans le futur. En effet, en plus de faciliter le travail à vos collaborateurs, vous les incitez à se concentrer davantage sur leur cœur de métier sans avoir à perdre du temps en classement, en recherches ou en déplacements fastidieux. Les employés de l’entreprise gagnent ainsi en efficacité et en productivité. Vous conservez de plus une traçabilité optimisée avec des moyens de sauvegarde de vos documents dans le cloud qui vous permettent de vous assurer leur disponibilité même en cas de perte au niveau interne.
Une fois numérisée, la documentation de l’entreprise vous permet d’économiser en encre et en papier ce qui à la longue a un effet non négligeable sur les finances de l’entreprise. Enfin, la dématérialisation est une alternative écoresponsable qui permet d’éviter le gaspillage de centaines de tonnes de papier chaque année.
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